Dienstverlening

ONTHAAL

In het gebouw zullen 2 onthaalbalies bezet worden:

Een onthaal aan de zijde van de Jacobsenstraat (hoofdingang): hier kunnen bezoekers terecht en leveringen van post en kleine pakketten
Een onthaal aan de zijde van de Ankerstraat (poort laad-en loszone): hier kunnen leveranciers terecht voor het leveren van allerhande goederen

Waarvoor kan je hier terecht ?

Informatie over het gebouw en de verschillende entiteiten
Registreren bezoekers of personeelsleden zonder badge
Informeren over reservatiesysteem vergaderzalen en catering
Meldingen over defecten, schade, verdachte handelingen en/of personen

Wat doet het onthaal niet:

Goederen of documenten in bewaring nemen
Documenten kopiëren

Leveringen goederen

Afhalen van pakketten: dit kan enkel tijdens de openingsuren. Bij niet afhalen worden die tijdelijk gestockeerd op een vooraf afgesproken locatie.
Enkel werkgerelateerde goederen kunnen geleverd worden aan het onthaal. Persoonlijke pakketten worden niet toegelaten, hiervoor kan u gebruik maken van de postpunten of afhaalpunten van de verzender.
Grote leveringen gebeuren altijd via de laad- en loszone (zijde Ankerstraat). Deze balie is geopend tussen 8u30-12u en 13u-16u (gesloten tussen 12u en 13 u). Een levering wordt gemeld aan de buitenvideofoon. De onthaalmedewerker zal de leverancier verder informeren en toegang verlenen tot het gebouw. Het aftekenen van de leveringsnota voor goederen dient te gebeuren door de besteller of bij afwezigheid zijn vervanger. De baliemedewerker contacteert de besteller of de dienst van bestemming bij afgifte van zijn levering. Zorg er dus voor dat bij elke bestelling de correcte gegevens van de bestemmeling doorgegeven worden.

ARCHIEFBEHEER

Op de eerste verdieping is een gemeenschappelijke archiefruimte voorzien. De entiteiten laten aan de gebouwcoördinator weten wie toegang nodig heeft tot het archief (access@innovoceancampus.be). De gebouwcoördinator activeert de badge(s) met de nodige toegangsrechten.

COMMUNICATIE

Interne communicatie

Belangrijke gebeurtenissen verneem je via de mediaschermen en via de facilitaire contactpersoon van uw entiteit. Deze dient verder te communiceren naar alle collega’s van uw entiteit.

Affiches en/of flyers bezorg je aan het onthaal vooraleer op te hangen in de publieke zone en/of te verspreiden. De inhoud dient werk- of Vlaamse overheid gerelateerd te zijn en/of met de stad Oostende. De onthaalbediende legt dit bij twijfel voor aan de gebouwcoördinator.

Externe communicatie

Communicatie over gebeurtenissen of calamiteiten die met het gebouw of gebouwgerelateerde activiteiten te maken hebben, zullen via de communicatiedienst van ILVO (= gebouwbeheerder) verlopen, zodat een éénduidige berichtgeving kan gegarandeerd worden.

INRICHTING

De inrichting van elke verdieping is gebeurd in bilateraal overleg met elke entiteit, rekening houdend met individuele behoeften van elke entiteit, maar ook met de bouwtechnische aspecten van het gebouw.

Klimaatregeling en zonwering

Een algemeen comfortniveau wordt via een centraal gebouwbeheersysteem ingesteld. Een aantal ruimtes heeft handmatig te bedienen zonwering om fel zonlicht te weren. Deze zonwering moet bij het verlaten van het lokaal terug standaard geplaatst worden. Een beperkt aantal ramen kan open gezet worden op kipstand, maar dit blijft liefst uitzonderlijk. Bij het openen van de ramen wordt vanuit het oogpunt van energie-efficiëntie de klimatisatie stilgelegd. Dit zal dus de klimaatregeling verstoren. Gelieve bij het verlaten van de ruimte de openstaande ramen altijd te sluiten.

Schade/defect aan meubilair of infrastructuur

Je kan zelf een gewenste herstelling of melding van een incident doorgeven aan de gebouwcoördinator via infra@innovoceancampus.be.

Nodige gegevens bij melding:

Je naam en entiteit.

Onderwerp
Omschrijf je probleem zo duidelijk mogelijk, bijvoorbeeld:
- Lampen: tl-lampen, spaarlampen, noodlampen… die knipperen, niet meer werken ...
- WC: bril stuk, spoelt niet, lekt, is verstopt ...
- Koffieautomaat met serienummer 123456789 geeft enkel nog water (het serienummer vind je terug op het toestel).
- Andere problemen: kasten, beamers, stoelen, geur, tafels, zonnewering …
De locatie: geef zoveel mogelijk informatie over de locatie: lokaalnummer, verdieping, zone ...

Aanpassingen of meldingen

Wanneer u kleine inrichtingswerken wenst uit te voeren, neemt u steeds contact op met de gebouwcoördinator. Het is niet toegestaan om zelf aanpassingen door te voeren. Zo voorkom je beschadiging aan de constructie van het gebouw.

Meldingen in verband met veiligheid of situaties die volgens u een risico inhouden of bijna risico, kunnen doorgegeven worden aan de gebouwcoördinator of aan de preventieadviseur van de entiteit.

SCHOONMAAK

De schoonmaakploeg zorgt ervoor dat jij kan werken in een zuivere omgeving.

Enkel lege werkplekken kunnen perfect schoongemaakt worden. Haal dus zeker persoonlijke spullen weg bij vertrek. Dan krijgt het bureau waar je zat een grondige poetsbeurt.

De schoonmaakplanning is gemaakt op basis van de oppervlakte, vloersoort, inrichting en activiteiten, opmerkingen hieromtrent kunnen doorgegeven worden via infra@innovoceancampus.be

In het gebouw wordt een selectieve ophaling voor afval voorzien. Sorteer daarom je afval door gebruik te maken van de afvaleilanden in jouw zone en draag zo bij aan een duurzame werkomgeving:

Meldingen of speciale vragen met betrekking tot schoonmaak kunnen voorgelegd worden aan de gebouwcoördinator of de verantwoordelijke schoonmaak van de entiteit.

DIGITALE WERKPLEK

Alle ICT-voorzieningen worden door je eigen entiteit geregeld. Contacteer bij problemen of vragen uw leidinggevende en/of ICT-verantwoordelijke.

Heb je problemen met de toebehoren voor de vergaderzalen of met de WIFI in gemeenschappelijke ruimtes, contacteer dan het onthaal. Zij zullen de technisch verantwoordelijke verwittigen.

Op elke verdieping, staat 1 multifunctionele printer (MFP). Problemen met de MFP's kunnen door de verantwoordelijke van de entiteit zelf gemeld worden. Hiervoor vermeldt u het serienummer en de locatie van het toestel. Het nummer van de helpdesk van de MFP vindt u op het toestel.

ROLLEND MATERIEEL

Elke entiteit beschikt over een eigen aanbod voor rollend materieel zoals dienstvoertuigen en dienstfietsen. Het uitlenen van dit materiaal wordt per entiteit geregeld. .

AFVALBEHEER

Op elke verdieping wordt een afvaleiland voorzien met 4 verschillende containers (papier, GFT, restafval en PMD). Glas kan tijdelijk in de glasbak in de keuken verzameld worden. Ander afval kan verzameld worden op een door de entiteit afgesproken plaats of naar de buiten gelegen afvalcontainers gebracht worden.

Voor specifieke afvalcategorieën (bv laboafval, piepschuim, plastiek folies, …) gelden de procedures van de entiteit.